Wyjazdy pracowników

Wyjazdy nauczycieli akademickich AWF Warszawa za granicę w ramach  Programu Erasmus+

Ścieżka postępowania:

1. zwrócenie się do uczelni partnerskiej przez biuro Zespołu Współpracy z Zagranicą (koordynatora uczelnianego) z formalnym powiadomieniem o wytypowanym do wyjazdu nauczycielu akademickim (i prośbą o wskazanie „contact person(s)”, o ile niezbędne);

do w/w anonsu dołączane jest  zawodowe CV nauczyciela oraz tematyka planowanych wykładów lub spraw do objęcia szkoleniem (nauczyciel przesyła powyższe w terminie 4 tygodni od otrzymania z biura Zespołu Współpracy z Zagranicą powiadomienia o zakwalifikowaniu  do Programu);

2. wystąpienie przez nauczyciela do Prorektora ds. Nauki i Rozwoju o zgodę na wyjazd w ustalonym z uczelnią partnerską terminie; nauczyciel dołącza projekt Teaching względnie Work Programme (wzory dostarcza biuro);
3. uwaga: formalności (przed)wyjazdowe (w tym sprawa przydziału stypendium w wysokości zgodnej z zasadami E+) – nauczyciel załatwia w porozumieniu z biurem Zespołu Współpracy z Zagranicą (koordynatorem uczelnianym);
   • przedstawienie przez nauczyciela umowy pracownik-Uczelnia(wzór dostarcza biuro) – do podpisania przez Prorektora ds. Nauki i Rozwoju;
4. realizacja mobilności; wypełnienie zadań określonych w Teaching względnie Work Programme;
   • dostarczenie przez nauczyciela do biura Zespołu Współpracy z Zagranicą ważnego (podpisanego przez partnera) oryginału certyfikatu (tzw. „Letter of confirmation”; podstawa rozliczenia) potwierdzającego okres pobytu i zrealizowane zadania;
   • dostarczenie przez nauczyciela do biura Zespołu Współpracy z Zagranicą ważnego

(podpisanego) oryginału Teaching względnie  Work Programme (podstawa rozliczenia);

• uwaga: informację o zasadach podpisywania i datowania Teaching względnie Work Programme oraz certyfikatu, Zespół Współpracy z Zagranicą przekazuje nauczycielowi odrębnie;

5. wypełnienie ankiety(raportu) dla Narodowej Agencji Programu (podstawa rozliczenia); link jest przesyłany do nauczyciela po rozliczeniu wyjazdu w części ujętej pkt.4.1 i 4.2;
   • sporządzenie przez nauczyciela sprawozdania opisowego wewnątrz-uczelnianego – do przedłożenia Prorektorowi ds. Nauki i Rozwoju oraz publikacji w intranecie Akademii.

Kandydatury przedstawiają każdorazowo Dziekani Wydziałów – według kryteriów ustalanych  na szczeblu wydziałowym, a zatwierdza Prorektor ds. Nauki i Rozwoju.  Informację o liczbie dostępnych miejsc przekazuje Dziekanom Prorektor ds. Nauki i Rozwoju. Liczba ta zależy  od wysokości dotacji dla Akademii na działania w Programie E+ w danym roku akademickim.

Zasady niniejsze mogą ulegać zmianie ze względu na decyzje Narodowej Agencji Programu Erasmus+ względnie kierownictwa Akademii lub Wydziałów.

[Tomasz Skiba, 23.11.2015; zaaprobowane przez Prorektora ds. Nauki i Rozwoju, 24.11.2015]

Wymagania formalne i obieg dokumentacji w przypadku służbowych wyjazdów  za granicę nauczycieli akademickich i przyjazdów zaproszonych gości z zagranicy

1. Nauczyciel akademicki (zwany dalej wnioskodawcą) składa wniosek (zaakceptowany przez przełożonych, do szczebla dziekana Wydziału włącznie; w przypadku mobilności finansowanych z projektów badawczych z uwzględnieniem kierującego projektem) o zgodę na służbowy wyjazd zagraniczny lub zaproszenie gościa z zagranicy do właściwego dysponenta środków finansowych.
2. Po aprobującej decyzji dysponenta środków finansowych wniosek zostaje przekazany do realizacji Zespołowi ds. Współpracy z Zagranicą.
   • W przypadku wyjazdów w ramach Programu ERASMUS, niezależnie od wniosku o uwzględnienie w corocznym planie mobilności nauczycieli akademickich, wnioskodawca,  w momencie uzgodnienia z partnerem zagranicznym terminu mobilności,  jest zobowiązany  do złożenia pisma, wskazującego na ten termin, adresowanego do Prorektora  Nauki  i Rozwoju (przy uwzględnieniu wymagań określonych w pkt. 1). Szczegółową procedurę omawia załącznik nr.1;  w przypadku Funduszu Stypendialnego i Szkoleniowego (FSS) – załącznik  nr 2.(działania w ramach funduszu zawieszone do odwołania).
   • Wnioskodawca jest zobowiązany nawiązać kontakt z Zespołem Współpracy z Zagranicą w terminie zapewniającym planowe wdrożenie czynności administracyjno-finansowych.
3. Wnioskodawca jest zobowiązany do złożenia w terminie 7 dni – od powrotu z zagranicy lub wyjazdu zaproszonego gościa – rozliczenia przydzielonych środków finansowych, zgodnie z zarządzeniem Rektora, a w terminie 14 dni merytorycznego sprawozdania z wyjazdu. Miejscem składania rozliczeń przydzielonych środków finansowych (w tym merytorycznej kwalifikacji dowodów księgowych) i sprawozdań merytorycznych jest biuro Zespołu Współpracy z Zagranicą.
   • O zgodę na refundację środków finansowych wydatkowanych przez wnioskodawcę ponad kwotę zaliczki, wnioskodawca występuje na piśmie do dysponenta środków finansowych.
   • Oświadczenia w sprawie braku dowodów księgowych na poczynione wydatki uwzględniane są do wysokości ustalonej w przepisach krajowych.
4. W przypadku rezygnacji z zatwierdzonego wyjazdu za granicę lub jego odwołania względnie odwołania przyjazdu gościa zagranicznego, wnioskodawca ma obowiązek powiadomić o tym na piśmie dysponenta środków finansowych, jak również Zespół Współpracy z Zagranicą podając powody rezygnacji lub odwołania mobilności. W przypadku powstania wcześniejszych kosztów po stronie Uczelni, sposób ich pokrycia ustala dysponent środków finansowych.
5. Kryteria kwalifikacji nauczycieli akademickich do wyjazdu określane są przez dysponentów środków finansowych. W przypadku mobilności finansowanych z Programu Erasmus lub FSS kandydatury nauczycieli zgłaszają Dziekani Wydziałów (rangując wnioski według kryteriów leżących w gestii Wydziałów), a zatwierdza Prorektor ds. Nauki i Rozwoju.
6. Sprawozdania z wyjazdów publikowane są w intranecie.

[Tomasz Skiba, 23.11.2015; zaaprobowane przez Prorektora ds. Nauki i Rozwoju, 24.11.2015]

Możliwości wyjazdów dla dydaktyków w ramach programu ERASMUS+